Tutorial: Verwendung von BPMN für agile Prozessmodellierung und Automatisierung

Business Process Model and Notation (BPMN) ist ein leistungsfähiges Werkzeug zur Modellierung von Geschäftsprozessen auf visueller und standardisierter Weise. In Kombination mit agilen Methoden kann BPMN die Zusammenarbeit verbessern, Workflows optimieren und iterative Entwicklung unterstützen. Dieser Tutorial führt Sie Schritt für Schritt durch die Anwendung von BPMN in agilen Projekten mit praktischen Beispielen und Best Practices.

Schritt 1: Grundlagen von BPMN verstehen

Bevor Sie sich mit der Integration in agile Prozesse befassen, ist es wichtig, die grundlegenden Elemente von BPMN zu verstehen:

• Aufgaben: Stellen einzelne Aktivitäten oder Schritte in einem Prozess dar.
• Gateways: Werden verwendet, um den Ablauf des Prozesses zu steuern (z. B. Entscheidungen, parallele Pfade).
• Ereignisse: Stellen etwas dar, das während des Prozesses geschieht (z. B. Start, Ende, Zwischenevents).
• Ablaufflüsse: Pfeile, die die Reihenfolge der Aktivitäten anzeigen.
• Pools und Lanes: Werden verwendet, um Aufgaben nach Rollen oder Abteilungen zu organisieren.

Schritt 2: Einrichten Ihres BPMN-Tools

Wählen Sie ein BPMN-Tool, das agile Workflows unterstützt. Zu den beliebten Optionen gehören:

• Visual Paradigm: Bietet umfassende BPMN-Modellierung und agile Projektmanagement-Funktionen.
• Flokzu: Eine Low-Code-BPM-Suite, die Prozessautomatisierung und agile Integration unterstützt.
• Lucidchart: Ein kooperatives Diagrammierungstool mit BPMN-Unterstützung.

Schritt 3: Erstellen eines ersten BPMN-Diagramms

Beginnen Sie damit, ein erstes BPMN-Diagramm auf Basis der hochlevel-Anforderungen Ihres agilen Projekts zu erstellen. Zum Beispiel könnte Ihr erstes Diagramm bei der Arbeit an einem Kundenregistrierungssystem die folgenden Schritte enthalten:

1. Startereignis: Der Kunde initiiert die Registrierung.
2. Aufgabe: Sammeln von Kundendaten.
3. Aufgabe:Kundendaten überprüfen.
4. Gateway:Entscheidungspunkt zum Überprüfen der Gültigkeit der Daten.
5. Aufgabe:Bestätigungs-E-Mail senden.
6. Endereignis:Registrierung abgeschlossen.

Schritt 4: Verknüpfung von BPMN-Aufgaben mit Benutzerstories

In Agile stellen Benutzerstories kleine, überschaubare Arbeitspakete dar. Verknüpfe jede BPMN-Aufgabe mit einer Benutzerstory in deinem Agile-Backlog. Zum Beispiel:

• Benutzerstory 1:Als Kunde möchte ich meine Informationen bereitstellen, damit ich mich für den Service registrieren kann.
• Benutzerstory 2:Als System möchte ich Kundendaten überprüfen, damit nur gültige Registrierungen verarbeitet werden.
• Benutzerstory 3:Als Kunde möchte ich eine Bestätigungs-E-Mail erhalten, damit ich weiß, dass meine Registrierung abgeschlossen ist.

Schritt 5: Iterative Verbesserung

Während jedes Agile-Sprints überprüfe und verfeinere dein BPMN-Diagramm basierend auf Feedback und neuen Anforderungen. Zum Beispiel, wenn Stakeholder einen Bedarf an zusätzlichen Überprüfungsstufen erkennen, passe dein BPMN-Diagramm entsprechend an.

Schritt 6: Automatisierung von Workflows

Verwende ein Low-Code-BPM-Tool, um Workflows basierend auf deinen BPMN-Diagrammen zu automatisieren. Zum Beispiel kannst du Flokzu verwenden, um automatisierte Workflows zu erstellen, die:

1. Kundendaten über ein Webformular sammeln.
2. Die Daten mit vordefinierten Regeln überprüfen.
3. Eine Bestätigungs-E-Mail automatisch senden.

Schritt 7: Kontinuierliche Verbesserung

Nach jedem Sprint nutze dein BPMN-Diagramm, um Engpässe oder Ineffizienzen zu identifizieren. Zum Beispiel, wenn die Überprüfung zu Verzögerungen führt, überlege, die Überprüfungsregeln zu optimieren oder parallele Überprüfungswege hinzuzufügen.

Beispiel: Prozess der Kundenregistrierung

Fallstudie: Agile Prozessverbesserung bei Vitens mit BPMN

Hintergrund

Vitens, das größte Trinkwasserunternehmen der Niederlande, stand vor Herausforderungen bei der effizienten Verwaltung seiner Geschäftsprozesse. Das Unternehmen musste die Bearbeitungszeit seiner Prozesse verbessern und sich an sich verändernde Kundenanforderungen anpassen. Um diese Herausforderungen zu meistern, entschied sich Vitens für die Implementierung einer Kombination aus agiler Methodik und Business Process Model and Notation (BPMN).

Ziele

• Die Bearbeitungszeit der Prozesse reduzieren.
• Die Flexibilität verbessern, um sich an sich verändernde Kundenanforderungen anzupassen.
• Die Zusammenarbeit zwischen Geschäftseinheiten und IT-Teams verbessern.
• Workflows automatisieren, um manuelle Fehler zu reduzieren und die Effizienz zu steigern.

Ansatz

Vitens setzte einen agilen Ansatz zur Prozessverbesserung um und nutzte BPMN als zentrales Werkzeug zur Modellierung und Kommunikation von Geschäftsprozessen. Die Umsetzung umfasste die folgenden Schritte:

1. Erste Prozessmodellierung:

   • Business-Analysten und Prozesseigner erstellten erste BPMN-Diagramme, um wesentliche Schritte und Entscheidungspunkte in kritischen Prozessen zu erfassen.
   • Diese Diagramme wurden mit den Stakeholdern besprochen, um Anforderungen zu klären und Bereiche für Verbesserungen zu identifizieren.

2. Agile Integration:

   • Die BPMN-Modelle wurden in dem agilen Entwicklungszyklus mit Benutzerstories und Sprint-Backlogs verknüpft.
   • Jede BPMN-Aufgabe wurde einer Benutzerstory zugeordnet, um sicherzustellen, dass Prozessautomatisierung und Softwareentwicklung synchron blieben.

3. Iterative Verbesserung:

   • Während jedes agilen Sprints wurden die BPMN-Diagramme iterativ aktualisiert, um Prozessänderungen oder während der Sprint-Reviews entdeckte Verbesserungen widerzuspiegeln.
   • Automatisierte Workflows wurden mit einer BPMN-kompatiblen Low-Code-Plattform erstellt, was eine schnelle Bereitstellung und eine Reduzierung von Fehlern ermöglichte.

4. Kontinuierliche Verbesserung:

   • Nach jedem Sprint halfen die BPMN-Modelle dabei, Engpässe oder überflüssige Schritte zu identifizieren und die Prozessoptimierung in der nächsten Iteration zu leiten.
   • Prozessverantwortliche und Entwickler arbeiteten eng zusammen und nutzten BPMN als gemeinsame Sprache, um eine Ausrichtung und kontinuierliche Verbesserung sicherzustellen.

Ergebnisse

Die Umsetzung der agilen Methodik in Kombination mit BPMN und einem BPM-System führte zu erheblichen Verbesserungen bei Vitens:

• 63 % Reduzierung der Prozessbearbeitungszeit:Die optimierten und automatisierten Workflows reduzierten die für die Prozessbearbeitung benötigte Zeit erheblich.
• Verbesserte Flexibilität:Der agile Ansatz ermöglichte es Vitens, sich schnell an sich ändernde Kundenanforderungen anzupassen und sicherzustellen, dass die Prozesse relevant und effizient blieben.
• Verbesserte Zusammenarbeit:Die Verwendung von BPMN als visuelles Werkzeug förderte eine bessere Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Geschäftsanwendern, Analysten und Entwicklern.
• Verringerte Fehler:Die Automatisierung von Workflows reduzierte manuelle Fehler und führte zu einer genauereren und zuverlässigeren Prozessausführung.

Empfohlene Modellierungswerkzeuge

Visual Paradigm ist ein umfassendes Werkzeug, das sowohl Business Process Model and Notation (BPMN) als auch agile Methoden unterstützt und eine integrierte Umgebung für die Modellierung von Geschäftsprozessen und die agile Projektplanung bereitstellt. Hier ist, wie Visual Paradigm beide unterstützt und ihre Integration ermöglicht:

BPMN-Unterstützung

1. Prozessgestaltung und Visualisierung:

   • Visual Paradigm bietet ein intuitives BPMN-Diagramm-Tool, mit dem Benutzer Geschäftsabläufe visualisieren, Arbeitsprozesse dokumentieren und hochwertige Prozessberichte erstellen können. Dies hilft beim Verständnis und der Verbesserung von Geschäftsprozessen12.

2. Workflow-Design und Simulation:

   • Das Tool unterstützt Workflow-Design, Prozessbearbeitung, Animation und Simulation. Dies unterstützt die Analyse und Verbesserung von Geschäftsprozessen und macht es zu einem wertvollen Asset für Entwicklungsteams3.

3. Umfassende Modellierung:

   • Visual Paradigm unterstützt eine breite Palette an Modellierungssymbolen, einschließlich BPMN, UML und weiterer. Dies ermöglicht eine detaillierte und effektive Modellierung von Geschäftsprozessen und gewährleistet Klarheit und Konsistenz4.

4. Prozess-Drill-Down:

   • Benutzer können Unterprozesse „öffnen“, um auf niedrigerer Ebene Prozessabläufe in neuen Diagrammen zu modellieren. Dies ermöglicht eine detaillierte Sichtbarkeit, während durch das Zusammenfalten von Unterprozessen bei Bedarf eine übersichtliche Gesamtsicht erhalten bleibt5.

Agile Unterstützung

1. Agiles Projektmanagement:

   • Visual Paradigm bietet eine vollständige Reihe an agilen Backlog- und Prozessmanagement-Tools, die agile Projekte effektiver machen. Dazu gehören Funktionen wie die Mapping von Benutzerstories und Scrum-Prozess-Canvas15.

2. Integration von Benutzerstories:

   • Das Tool ermöglicht die Zuordnung von BPMN zu Benutzerstories, was dabei hilft, Geschäftsprozesse mit agilen Entwicklungsarbeiten abzustimmen. Diese Integration stellt sicher, dass Prozessautomatisierung und Softwareentwicklung synchron bleiben6.

3. Zusammenarbeit und Kommunikation:

   • Visual Paradigm fördert die Zusammenarbeit zwischen Geschäftsanwendern, Analysten und Entwicklern. Die visuelle Notation unterstützt häufige Interaktionen mit Stakeholdern, was ein zentraler Aspekt agiler Methoden ist1.

Integration von BPMN und Agile

1. Einheitliche Umgebung:

   • Visual Paradigm bietet ein All-in-One-Tool, das BPMN- und Agile-Tools in einer einzigen Umgebung integriert. Diese Integration ermöglicht einen nahtlosen Übergang zwischen Prozessmodellierung und Agile-Projektmanagement15.

2. Prozess- und Projektabstimmung:

   • Durch die Verknüpfung von BPMN-Aufgaben mit Agile-User-Stories stellt Visual Paradigm sicher, dass Prozessabläufe direkt mit Entwicklungsarbeiten verknüpft sind. Diese Abstimmung hilft dabei, die Konsistenz zwischen Geschäftsprozessen und Softwareentwicklung aufrechtzuerhalten6.

3. Kontinuierliche Verbesserung:

   • Die iterative Natur agiler Methoden wird durch Visual Paradigms Fähigkeit unterstützt, BPMN-Diagramme auf Basis von Feedback und neuen Anforderungen zu verfeinern. Dieser Zyklus der kontinuierlichen Verbesserung hilft dabei, Geschäftsprozesse und Entwicklungsarbeiten zu optimieren1.

4. Visuelle Modellierung und Automatisierung:

   • Visual Paradigm unterstützt Low-Code-Plattformen für eine schnelle Prozessautomatisierung innerhalb agiler Zyklen. Diese Fähigkeit verkürzt Lieferzeiten und reduziert Fehler, wodurch der Entwicklungsprozess effizienter wird1.

Zusammenfassend bietet Visual Paradigm eine robuste Plattform, die sowohl BPMN als auch agile Methoden unterstützt und Werkzeuge für Prozessgestaltung, Workflowsimulation, agile Projektmanagement und nahtlose Integration zwischen Geschäftsprozessen und Softwareentwicklung bereitstellt. Dieser umfassende Ansatz fördert die Zusammenarbeit, stellt die Abstimmung zwischen Prozessen und Projekten sicher und unterstützt die kontinuierliche Verbesserung

Fazit

BPMN ist ein wertvolles Werkzeug für agile Projekte, das eine klare, visuelle Möglichkeit bietet, Geschäftsprozesse zu modellieren und zu kommunizieren. Durch die Integration von BPMN mit agilen Methoden können Sie die Zusammenarbeit verbessern, Workflows optimieren und iterative Entwicklung unterstützen. Nutzen Sie die Schritte und Beispiele in diesem Tutorial, um BPMN in Ihren agilen Projekten anzuwenden und bessere Ergebnisse zu erzielen

Der Fall von Vitens zeigt die Wirksamkeit der Kombination agiler Methoden mit BPMN zur Prozessverbesserung. Durch die Verwendung von BPMN zur Modellierung und Kommunikation von Geschäftsprozessen konnte Vitens erhebliche Reduzierungen der Bearbeitungszeiten erreichen, die Flexibilität verbessern und die Zusammenarbeit stärken. Diese Fallstudie hebt die potenziellen Vorteile der Integration von BPMN in agile Projekte hervor und macht sie zu einer wertvollen Herangehensweise für Organisationen, die ihre Prozesse optimieren und sich an veränderte Anforderungen anpassen möchten