教程：使用BPMN進行敏捷流程建模與自動化

業務流程模型與符號（BPMN）是一種強大的工具，可用於以視覺化且標準化的方式建模業務流程。當與敏捷方法結合時，BPMN可提升協作效率、簡化工作流程，並支援迭代開發。本教程將引導您完成在敏捷專案中應用BPMN的步驟，並提供實用範例與最佳實務。

步驟 1：理解 BPMN 基礎

在深入探討敏捷整合之前，了解 BPMN 的基本元素至關重要：

• 任務： 代表流程中的單一活動或步驟。
• 網關： 用於控制流程的流向（例如：決策、平行路徑）。
• 事件： 代表流程中發生的某件事（例如：開始、結束、中間事件）。
• 順序流程： 用以顯示活動順序的箭頭。
• 泳道與泳道區： 用於根據角色或部門來組織任務。

步驟 2：設定您的 BPMN 工具

選擇一款支援敏捷工作流程的 BPMN 工具。一些常見的選項包括：

• Visual Paradigm： 提供完整的 BPMN 建模與敏捷專案管理功能。
• Flokzu： 一個低程式碼的 BPM 套件，支援流程自動化與敏捷整合。
• Lucidchart： 一款支援 BPMN 的協作圖表工具。

步驟 3：建立初始的 BPMN 圖表

首先，根據您的敏捷專案的高階需求建立初始的 BPMN 圖表。例如，如果您正在開發客戶註冊系統，您的初始圖表可能包含以下步驟：

1. 開始事件： 客戶啟動註冊。
2. 任務： 收集客戶資訊。
3. 任務：驗證客戶資料。
4. 網關：用於檢查資料是否有效的判斷點。
5. 任務：發送確認郵件。
6. 結束事件：註冊完成。

步驟 4：將 BPMN 任務連結至使用者故事

在敏捷開發中，使用者故事代表小型且可管理的工作單元。將每個 BPMN 任務連結至您的敏捷待辦事項中的使用者故事。例如：

• 使用者故事 1：作為一位客戶，我希望提供我的資訊，以便註冊服務。
• 使用者故事 2：作為一個系統，我希望驗證客戶資料，以確保只有有效的註冊被處理。
• 使用者故事 3：作為一位客戶，我希望收到確認郵件，以便知道我的註冊已完成。

步驟 5：迭代優化

在每個敏捷迭代中，根據反饋和新需求審查並優化您的 BPMN 圖表。例如，如果利益相關者指出需要額外的驗證步驟，請相應地更新您的 BPMN 圖表。

步驟 6：自動化工作流程

使用低程式碼 BPM 套件，根據您的 BPMN 圖表自動化工作流程。例如，您可以使用 Flokzu 建立自動化工作流程，以：

1. 透過網路表單收集客戶資訊。
2. 使用預設規則驗證資料。
3. 自動發送確認郵件。

步驟 7：持續改進

每次迭代後，使用您的 BPMN 圖表來識別瓶頸或效率低下的地方。例如，如果驗證步驟造成延遲，可考慮優化驗證規則或增加平行驗證路徑。

範例：客戶註冊流程

案例研究：使用BPMN在Vitens進行敏捷流程改進

背景

荷蘭最大的飲用水公司Vitens在有效管理其業務流程方面面臨挑戰。公司需要縮短流程處理時間，並適應不斷變化的客戶需求。為解決這些挑戰，Vitens決定結合使用敏捷方法論與業務流程模型與符號（BPMN）。

目標

• 縮短流程處理時間。
• 提升彈性以應對不斷變化的客戶需求。
• 加強業務與IT團隊之間的協作。
• 自動化工作流程，以減少人為錯誤並提升效率。

方法

Vitens採用敏捷方法進行流程改進，並以BPMN作為建模與溝通業務流程的主要工具。實施過程包含以下步驟：

1. 初始流程建模：

   • 業務分析師與流程負責人創建了初步的BPMN圖表，以記錄關鍵流程中的重要步驟與決策點。
   • 這些圖表與相關利益相關者共同審查，以釐清需求並識別改進區域。

2. 敏捷整合：

   • BPMN模型與敏捷開發週期中的使用者故事和迭代待辦事項連結起來。
   • 每個BPMN任務都與使用者故事相關聯，確保流程自動化與軟體開發保持一致。

3. 迭代優化：

   • 在每個敏捷迭代期間，BPMN圖表會逐步更新，以反映在迭代審查期間發現的流程變更或改進。
   • 使用支援BPMN的低程式碼平台建立自動化工作流程，實現快速部署並減少錯誤。

4. 持續改進：

   • 每次迭代結束後，BPMN模型有助於識別瓶頸或重複步驟，為下一個迭代的流程優化提供指引。
   • 流程負責人與開發人員密切合作，使用BPMN作為共同語言，確保一致性和持續改進。

成果

敏捷方法論與BPMN及BPM系統的結合，為維滕斯帶來顯著改善：

• 流程處理時間減少63%：簡化且自動化的工作流程大幅縮短了處理流程所需時間。
• 提升彈性：敏捷方法使維滕斯能夠快速適應不斷變化的客戶需求，確保流程始終保持相關性與高效性。
• 增強協作：將BPMN作為視覺化工具使用，促進了業務使用者、分析師與開發人員之間的更好溝通與協作。
• 減少錯誤：工作流程的自動化降低了人為錯誤，使流程執行更準確且可靠。

推薦的建模工具

Visual Paradigm 是一款功能完整的工具，支援商業流程模型與符號（BPMN）及敏捷方法論，提供整合性的環境，用於商業流程建模與敏捷專案管理。以下是 Visual Paradigm 如何支援兩者及其整合的方式：

BPMN 支援

1. 流程設計與視覺化:

   • Visual Paradigm 提供直覺式的BPMN圖表工具，讓使用者能夠視覺化商業工作流程、記錄作業程序並產生高品質的流程報告，有助於理解與改善商業流程。12.

2. 工作流程設計與模擬:

   • 該工具支援工作流程設計、程序編輯、動畫與模擬，有助於商業流程分析與改善，是開發團隊的寶貴資源。3.

3. 全面的建模:

   • Visual Paradigm 支援多種建模符號，包括 BPMN、UML 等。這使得能夠進行詳細且有效的業務流程建模，確保清晰與一致性4.

4. 流程深入檢視:

   • 使用者可以「開啟」子流程，在新的圖表中建模更低層級的流程。這可以在必要時收起子流程，以保持整體視圖的清晰，同時提供詳細的可見性5.

敏捷支援

1. 敏捷專案管理:

   • Visual Paradigm 提供一整套敏捷待辦事項與流程管理工具，使敏捷專案更有效率。這包括使用者故事地圖與 Scrum 流程看板等功能15.

2. 使用者故事整合:

   • 該工具允許將 BPMN 與使用者故事進行對應，有助於將業務流程與敏捷開發任務保持一致。此整合確保流程自動化與軟體開發保持同步6.

3. 協作與溝通:

   • Visual Paradigm 促進業務使用者、分析師與開發人員之間的協作。視覺化符號有助於頻繁的利害關係人互動，這正是敏捷方法論的關鍵要素1.

BPMN 與敏捷的整合

1. 統一環境:

   • Visual Paradigm 提供了一個全方位的套件，將 BPMN 與敏捷工具整合於單一環境中。這種整合使得流程建模與敏捷專案管理之間能夠順暢切換15.

2. 流程與專案對齊:

   • 透過將 BPMN 任務與敏捷使用者故事連結，Visual Paradigm 確保流程工作流程與開發任務直接相連。這種對齊有助於維持業務流程與軟體開發之間的一致性6.

3. 持續改進:

   • 敏捷方法論的迭代特性，由 Visual Paradigm 根據反饋與新需求不斷優化 BPMN 圖表的能力所支援。這個持續改進循環有助於優化業務流程與開發任務1.

4. 視覺化建模與自動化:

   • Visual Paradigm 支援低程式碼平台，可在敏捷週期內快速實現流程自動化。此功能可縮短交付時間並減少錯誤，使開發過程更加高效1.

總而言之，Visual Paradigm 提供了一個強大的平台，支援 BPMN 與敏捷方法論，提供流程設計、工作流程模擬、敏捷專案管理以及業務流程與軟體開發之間的無縫整合工具。這種全面性的方法提升了協作效率，確保流程與專案之間的對齊，並支援持續改進

結論

BPMN 是敏捷專案中的一項寶貴工具，提供清晰且視覺化的方式來建模與溝通業務流程。透過將 BPMN 與敏捷方法論整合，您可以提升協作效率，簡化工作流程，並支援迭代式開發。請使用本教程中的步驟與範例，將 BPMN 應用於您的敏捷專案，以達成更好的成果

Vitens 的案例展示了將敏捷方法論與 BPMN 相結合以改善流程的有效性。透過使用 BPMN 來建模與溝通業務流程，Vitens 成功大幅縮短了流程處理時間，提升了彈性並增強了協作。此案例研究突顯了將 BPMN 整合至敏捷專案的潛在優勢，使其成為希望簡化流程並適應變動需求之組織的寶貴方法