Hướng dẫn: Sử dụng BPMN để mô hình hóa và tự động hóa quy trình Agile

Mô hình và ký hiệu quy trình kinh doanh (BPMN)là một công cụ mạnh mẽ để mô hình hóa các quy trình kinh doanh theo cách trực quan và chuẩn hóa. Khi kết hợp với các phương pháp Agile, BPMN có thể nâng cao sự hợp tác, tối ưu hóa luồng công việc và hỗ trợ phát triển theo từng giai đoạn. Hướng dẫn này sẽ dẫn dắt bạn qua các bước áp dụng BPMN trong các dự án Agile, với các ví dụ thực tế và các phương pháp tốt nhất.

Bước 1: Hiểu các khái niệm cơ bản về BPMN

Trước khi bắt tay vào tích hợp Agile, điều quan trọng là phải hiểu các thành phần cơ bản của BPMN:

• Nhiệm vụ: Đ代表 các hoạt động hoặc bước riêng lẻ trong một quy trình.
• Các điểm chuyển tiếp: Được sử dụng để kiểm soát luồng quy trình (ví dụ: các quyết định, các nhánh song song).
• Sự kiện: Đ代表 những điều xảy ra trong quá trình (ví dụ: bắt đầu, kết thúc, sự kiện trung gian).
• Luồng tuần tự: Các mũi tên thể hiện thứ tự của các hoạt động.
• Các bể và các làn: Được sử dụng để tổ chức các nhiệm vụ theo vai trò hoặc bộ phận.

Bước 2: Thiết lập công cụ BPMN của bạn

Chọn một công cụ BPMN hỗ trợ luồng công việc Agile. Một số lựa chọn phổ biến bao gồm:

• Visual Paradigm: Cung cấp các tính năng mô hình hóa BPMN toàn diện và quản lý dự án Agile.
• Flokzu: Một bộ công cụ BPM ít mã hóa hỗ trợ tự động hóa quy trình và tích hợp Agile.
• Lucidchart: Một công cụ vẽ sơ đồ hợp tác hỗ trợ BPMN.

Bước 3: Tạo sơ đồ BPMN ban đầu

Bắt đầu bằng cách tạo sơ đồ BPMN ban đầu dựa trên các yêu cầu cấp cao của dự án Agile của bạn. Ví dụ, nếu bạn đang làm việc trên một hệ thống đăng ký khách hàng, sơ đồ ban đầu của bạn có thể bao gồm các bước sau:

1. Sự kiện bắt đầu: Khách hàng khởi tạo đăng ký.
2. Nhiệm vụ: Thu thập thông tin khách hàng.
3. Nhiệm vụ:Xác minh dữ liệu khách hàng.
4. Cổng kết nối:Điểm quyết định để kiểm tra xem dữ liệu có hợp lệ hay không.
5. Nhiệm vụ:Gửi email xác nhận.
6. Sự kiện kết thúc:Đăng ký hoàn tất.

Bước 4: Liên kết các nhiệm vụ BPMN với các câu chuyện người dùng

Trong Agile, các câu chuyện người dùng đại diện cho những phần công việc nhỏ và dễ quản lý. Liên kết mỗi nhiệm vụ BPMN với một câu chuyện người dùng trong danh sách công việc Agile của bạn. Ví dụ:

• Câu chuyện người dùng 1:Là một khách hàng, tôi muốn cung cấp thông tin của mình để có thể đăng ký dịch vụ.
• Câu chuyện người dùng 2:Là một hệ thống, tôi muốn xác minh dữ liệu khách hàng để chỉ những đăng ký hợp lệ mới được xử lý.
• Câu chuyện người dùng 3:Là một khách hàng, tôi muốn nhận được email xác nhận để biết rằng đăng ký của tôi đã hoàn tất.

Bước 5: Tối ưu hóa lặp lại

Trong mỗi vòng lặp Agile, hãy xem xét và tinh chỉnh sơ đồ BPMN của bạn dựa trên phản hồi và yêu cầu mới. Ví dụ, nếu các bên liên quan xác định nhu cầu về các bước xác minh bổ sung, hãy cập nhật sơ đồ BPMN của bạn cho phù hợp.

Bước 6: Tự động hóa quy trình làm việc

Sử dụng bộ công cụ BPM có ít mã để tự động hóa quy trình làm việc dựa trên sơ đồ BPMN của bạn. Ví dụ, bạn có thể sử dụng Flokzu để tạo các quy trình tự động hóa như:

1. Thu thập thông tin khách hàng thông qua một biểu mẫu web.
2. Xác minh dữ liệu bằng cách sử dụng các quy tắc đã được định sẵn.
3. Gửi email xác nhận tự động.

Bước 7: Cải tiến liên tục

Sau mỗi vòng lặp, hãy sử dụng sơ đồ BPMN của bạn để xác định các điểm nghẽn hoặc bất hiệu quả. Ví dụ, nếu bước xác minh gây ra chậm trễ, hãy cân nhắc tối ưu hóa các quy tắc xác minh hoặc thêm các đường đi xác minh song song.

Ví dụ: Quy trình đăng ký khách hàng

Nghiên cứu trường hợp: Cải tiến quy trình Agile tại Vitens với BPMN

Bối cảnh

Vitens, công ty cung cấp nước sạch lớn nhất tại Hà Lan, đối mặt với thách thức trong việc quản lý các quy trình kinh doanh một cách hiệu quả. Công ty cần cải thiện thời gian xử lý quy trình và thích nghi với các yêu cầu thay đổi từ khách hàng. Để giải quyết những thách thức này, Vitens đã quyết định triển khai kết hợp phương pháp Agile và mô hình hóa và ký hiệu quy trình kinh doanh (BPMN).

Mục tiêu

• Giảm thời gian xử lý quy trình.
• Cải thiện tính linh hoạt để đáp ứng các yêu cầu thay đổi từ khách hàng.
• Nâng cao sự hợp tác giữa các đội ngũ kinh doanh và IT.
• Tự động hóa các luồng công việc để giảm lỗi do con người và tăng hiệu quả.

Phương pháp tiếp cận

Vitens đã áp dụng phương pháp Agile để cải tiến quy trình, sử dụng BPMN như một công cụ chính để mô hình hóa và truyền đạt các quy trình kinh doanh. Việc triển khai bao gồm các bước sau:

1. Mô hình hóa quy trình ban đầu:

   • Các chuyên gia phân tích kinh doanh và người sở hữu quy trình đã tạo các sơ đồ BPMN ban đầu để ghi lại các bước chính và các điểm quyết định trong các quy trình quan trọng.
   • Các sơ đồ này được xem xét cùng các bên liên quan để làm rõ yêu cầu và xác định các khu vực cần cải thiện.

2. Tích hợp Agile:

   • Các mô hình BPMN đã được liên kết với các câu chuyện người dùng và danh sách công việc trong chu kỳ phát triển Agile.
   • Mỗi nhiệm vụ BPMN được liên kết với một câu chuyện người dùng, đảm bảo rằng tự động hóa quy trình và phát triển phần mềm luôn được đồng bộ.

3. Sửa đổi theo từng giai đoạn:

   • Trong mỗi lần lặp Agile, các sơ đồ BPMN được cập nhật theo từng bước để phản ánh các thay đổi quy trình hoặc cải tiến được phát hiện trong các buổi đánh giá vòng lặp.
   • Các quy trình tự động được xây dựng bằng nền tảng low-code tương thích với BPMN, giúp triển khai nhanh chóng và giảm thiểu lỗi.

4. Cải tiến liên tục:

   • Sau mỗi vòng lặp, các mô hình BPMN giúp xác định các điểm nghẽn hoặc các bước dư thừa, định hướng cải tiến quy trình trong vòng lặp tiếp theo.
   • Các chủ sở hữu quy trình và nhà phát triển hợp tác chặt chẽ, sử dụng BPMN như một ngôn ngữ chung để đảm bảo sự đồng bộ và cải tiến liên tục.

Kết quả

Việc triển khai phương pháp Agile kết hợp với BPMN và hệ thống BPM đã mang lại những cải thiện đáng kể tại Vitens:

• Giảm 63% thời gian xử lý quy trình:Các quy trình được tối ưu hóa và tự động hóa đã giảm đáng kể thời gian cần thiết để xử lý các quy trình.
• Tăng cường tính linh hoạt:Phương pháp Agile giúp Vitens nhanh chóng thích ứng với các yêu cầu thay đổi từ khách hàng, đảm bảo các quy trình luôn phù hợp và hiệu quả.
• Cải thiện hợp tác:Việc sử dụng BPMN như một công cụ trực quan đã thúc đẩy giao tiếp và hợp tác tốt hơn giữa người dùng kinh doanh, chuyên gia phân tích và nhà phát triển.
• Giảm lỗi:Việc tự động hóa quy trình đã giảm lỗi do con người, dẫn đến việc thực hiện quy trình chính xác và đáng tin cậy hơn.

Các công cụ mô hình hóa được đề xuất

Visual Paradigm là một công cụ toàn diện hỗ trợ cả Mô hình và Ký hiệu Quy trình Kinh doanh (BPMN) và các phương pháp Agile, cung cấp môi trường tích hợp cho mô hình hóa quy trình kinh doanh và quản lý dự án Agile. Dưới đây là cách Visual Paradigm hỗ trợ cả hai và sự tích hợp giữa chúng:

Hỗ trợ BPMN

1. Thiết kế và trực quan hóa quy trình:

   • Visual Paradigm cung cấp công cụ sơ đồ BPMN trực quan, cho phép người dùng trực quan hóa các luồng công việc kinh doanh, tài liệu hóa các quy trình làm việc và tạo báo cáo quy trình chất lượng cao. Điều này giúp hiểu rõ và cải thiện các quy trình kinh doanh12.

2. Thiết kế và mô phỏng quy trình:

   • Công cụ hỗ trợ thiết kế quy trình, chỉnh sửa quy trình, hoạt hình và mô phỏng. Điều này hỗ trợ phân tích và cải tiến quy trình kinh doanh, trở thành tài sản quý giá cho các đội phát triển3.

3. Mô hình hóa toàn diện:

   • Visual Paradigm hỗ trợ nhiều loại ký hiệu mô hình hóa, bao gồm BPMN, UML và các loại khác. Điều này cho phép mô hình hóa quy trình kinh doanh chi tiết và hiệu quả, đảm bảo tính rõ ràng và nhất quán4.

4. Phân tích quy trình chi tiết:

   • Người dùng có thể “mở rộng” các quy trình con để mô hình hóa các luồng quy trình cấp thấp hơn trong các sơ đồ mới. Điều này cho phép quan sát chi tiết trong khi vẫn duy trì cái nhìn tổng quan rõ ràng bằng cách thu gọn các quy trình con khi cần thiết5.

Hỗ trợ Agile

1. Quản lý dự án Agile:

   • Visual Paradigm cung cấp đầy đủ các công cụ quản lý danh sách công việc Agile và quy trình, giúp các dự án Agile hiệu quả hơn. Bao gồm các tính năng như bản đồ truyện người dùng và bảng mô hình quy trình Scrum15.

2. Tích hợp truyện người dùng:

   • Công cụ cho phép liên kết BPMN với các truyện người dùng, giúp đồng bộ hóa các quy trình kinh doanh với các nhiệm vụ phát triển Agile. Sự tích hợp này đảm bảo rằng tự động hóa quy trình và phát triển phần mềm luôn được đồng bộ6.

3. Hợp tác và giao tiếp:

   • Visual Paradigm hỗ trợ hợp tác giữa người dùng kinh doanh, chuyên gia phân tích và nhà phát triển. Ký hiệu trực quan giúp tăng cường tương tác thường xuyên với các bên liên quan, đây là yếu tố then chốt trong các phương pháp Agile1.

Tích hợp BPMN và Agile

1. Môi trường thống nhất:

   • Visual Paradigm cung cấp một bộ công cụ toàn diện tích hợp các công cụ BPMN và Agile trong một môi trường duy nhất. Sự tích hợp này cho phép chuyển đổi liền mạch giữa mô hình hóa quy trình và quản lý dự án Agile15.

2. Sự đồng bộ giữa quy trình và dự án:

   • Bằng cách liên kết các nhiệm vụ BPMN với các câu chuyện người dùng Agile, Visual Paradigm đảm bảo rằng các luồng công việc quy trình được kết nối trực tiếp với các nhiệm vụ phát triển. Sự đồng bộ này giúp duy trì tính nhất quán giữa các quy trình kinh doanh và phát triển phần mềm6.

3. Cải tiến liên tục:

   • Tính chất lặp lại của các phương pháp Agile được hỗ trợ bởi khả năng của Visual Paradigm trong việc tinh chỉnh các sơ đồ BPMN dựa trên phản hồi và yêu cầu mới. Chu kỳ cải tiến liên tục này giúp tối ưu hóa các quy trình kinh doanh và các nhiệm vụ phát triển1.

4. Mô hình hóa trực quan và tự động hóa:

   • Visual Paradigm hỗ trợ các nền tảng low-code để tự động hóa quy trình nhanh chóng trong các chu kỳ Agile. Khả năng này rút ngắn thời gian giao hàng và giảm lỗi, giúp quá trình phát triển trở nên hiệu quả hơn1.

Tóm lại, Visual Paradigm cung cấp một nền tảng mạnh mẽ hỗ trợ cả phương pháp BPMN và Agile, cung cấp các công cụ cho thiết kế quy trình, mô phỏng luồng công việc, quản lý dự án Agile và tích hợp liền mạch giữa các quy trình kinh doanh và phát triển phần mềm. Cách tiếp cận toàn diện này nâng cao sự hợp tác, đảm bảo sự đồng bộ giữa quy trình và dự án, đồng thời hỗ trợ cải tiến liên tục.

Kết luận

BPMN là một công cụ quý giá cho các dự án Agile, cung cấp cách trực quan rõ ràng để mô hình hóa và truyền đạt các quy trình kinh doanh. Bằng cách tích hợp BPMN với các phương pháp Agile, bạn có thể nâng cao sự hợp tác, tối ưu hóa luồng công việc và hỗ trợ phát triển theo từng giai đoạn. Sử dụng các bước và ví dụ trong hướng dẫn này để áp dụng BPMN vào các dự án Agile của bạn và đạt được kết quả tốt hơn.

Trường hợp của Vitens minh chứng cho hiệu quả của việc kết hợp phương pháp Agile với BPMN nhằm cải thiện quy trình. Bằng cách sử dụng BPMN để mô hình hóa và truyền đạt các quy trình kinh doanh, Vitens đã đạt được sự giảm đáng kể về thời gian xử lý quy trình, cải thiện tính linh hoạt và nâng cao sự hợp tác. Nghiên cứu trường hợp này làm nổi bật những lợi ích tiềm năng khi tích hợp BPMN vào các dự án Agile, biến nó thành một phương pháp quý giá cho các tổ chức muốn tối ưu hóa quy trình và thích nghi với các yêu cầu thay đổi.